Begin december deed ik mee aan het Nationale E-maildieet. Het doel: proberen e-mail niet meer zo’n grote (negatieve!) invloed op mijn werk te laten hebben en vaker ‘diep’ te werken. Een week lang dwong ik mezelf na te denken bij iedere mail die ik verstuurde. Was deze mail echt wel nodig? Kon ik niet beter even bellen? Of even langslopen?
We zijn nu twee maanden verder. En nog altijd vind ik het moeilijk los te komen van mijn mailbox. Mailen is als een slechte gewoonte. En als ik even niet oplet – of: als ik het heel druk heb – verval ik weer in die oude slechte gewoonte…
Maar doordat ik na het Nationale E-maildieet een vijftal uitgangspunten heb opgesteld, lukt het me steeds beter om nieuwe – goede – gewoontes te ontwikkelen. Komen ze!
1) Ik begin de dag met een snelle blik op mijn mailbox
Zijn er spoedjes die ik echt niet mag laten liggen? Dan begin ik daarmee. Is dat niet het geval (en dat is in 95 procent van de gevallen zo), dan ga ik door naar stap 2.
Ik heb trouwens ook gelezen over mensen die deze stap overslaan (en meestal een standaard out of office reply hebben waarin ze melden dat ze in geval van spoed telefonisch te bereiken zijn), maar dat durf ik nog niet aan…
2) Dan eet ik een kikker
Ik schat dat 80 procent van de mensen de dag begint vanuit zijn mailbox. Voor je het weet, ben je dan echter twee (of zelfs acht) uur verder, zonder echt iets toegevoegd te hebben… De dag begin ik – na een snelle blik op mijn inbox – nu met de stomste taak van de dag, die ik vroeger maar uit bleef stellen (en die constant in mijn achterhoofd aan het zeuren was…). Mensen, eat that frog. Want als je elke ochtend begint met het eten van een levende kikker, zal de rest van de dag een ‘makkie’ zijn (aldus Mark Twain). Heerlijk!
3) En werk ik in blokken
Ik probeer de rest van de dag in blokken te werken. Daaronder natuurlijk blokjes ‘afspraken’, maar bijvoorbeeld ook een blokje ‘bellen’. Ik verzamel alle telefoontjes die ik die dag moet plegen en werk die na elkaar af. Ook block ik tijdblokken om ergens ongestoord aan te kunnen werken.
4) Twee keer per dag maak ik tijd om mijn mailbox bij te werken
Mijn mailbox staat niet constant meer open. En alle mailnotificaties heb ik natuurlijk uitgezet. Twee keer per dag plan ik tijd in om mijn mailbox bij te werken: 1 keer in de ochtend en 1 keer in de middag. De mailbox blijft de rest van de dag roepen, maar ik probeer ‘m te negeren…
Ik hanteer de volgende regels om mijn eigen mailgebruik in de hand te houden:
- Ik stel mezelf de vraag of het niet beter is om te bellen of langs te lopen
Verwacht ik in een discussie terecht te komen? Of is de vraag zo complex dat het me erg lang duurt om dat op te typen? Dan bel ik iemand of loop ik langs. Moet ik een document tegen laten lezen, dan ontkom ik er niet aan om te mailen. - Ik mail niet meer met de mensen op mijn afdeling
Maar ik schrijf op wat ik van ze nodig heb en kom daar later bij hen op terug. - Ik bundel vragen en opdrachten
En start niet meer voor elke vraag een nieuwe mail. - Alle mails waarin ik in de CC sta, gaan automatisch naar een submap
En eens in de week bekijk ik die map om te zien wat daar allemaal in terecht gekomen is. In 99 % van de gevallen geen dingen die ik niet had mogen missen.
5) En ik eindig de dag met het maken van een to do-list voor de volgende dag
Want zo eindig ik de dag altijd met een leeg hoofd en kan ik de volgende dag met een pikstart beginnen!
Mensen, doe er je voordeel mee! Of niet natuurlijk. 😉
Dikke vette leestips:
