Vroeger. Toen je je ver van tevoren opgaf voor een evenement, op de grote dag zelf naar het evenement ging, een paar workshops volgde, je gezicht op de borrel liet zien en daarna weer naar huis ging. Vroeger is volgens socialemediastrateeg Jason Baer voorbij. Sociale media hebben er namelijk voor gezorgd dat organisatoren van evenementen al lang voor het fysieke evenement in contact kunnen komen met betrokkenen.

Natuurlijk, nog altijd staat het evenement zelf centraal. Dáár gaat het om. Maar ook vóór en ná het evenement kan de organisatie via het wereldwijde web verbinding zoeken met geïnteresseerden. Om hen te laten weten wat de stand van zaken is. Om erachter te komen wat zij willen en vinden. Het grote doel: de betrokkenheid van potentiële bezoekers bij je evenement vergroten.

CompetentCity
En dat is nu precies wat wij bij het evenement CompetentCity gaan proberen. Dit evenement, waar de vernieuwing van het middelbare beroepsonderwijs centraal staat, wordt op 4 oktober voor de vierde keer georganiseerd voor alle mensen met een hart voor het mbo. Organisatoren MBO 2010 en Colo hebben ons gevraagd – net als vorig jaar – de communicatie rondom het evenement te verzorgen.

Here to stay
Anders dan vorig jaar zetten we dit jaar stevig in op sociale media. Niet om eens een keer wat anders te proberen, of om mee te doen aan een trend. Nee, reden is dat wij geloven in de kracht van sociale media. Het is geen hype: social media are here to stay. Of je dat nu wilt of niet.

Social Media Revolution

Wij geloven in sociale media. Maar geldt dat wel voor iedereen? Beter: gelooft de doelgroep van CompetentCity (‘iedereen met een hart voor het mbo’) in sociale media? En belangrijker: gebruiken zij het ook? Tijd om de doelgroep wat nauwer te definiëren: mensen van 20 tot 65 jaar die in of met het onderwijs werken. Een enorm diverse doelgroep dus. Het slimst is dan ook je te richten op de groep die het minst met sociale media zouden hebben. Uit onderzoek van onderzoeksbureau Forrester blijkt dat zestig procent van de Nederlanders tussen de 45 en 54 jaar zich regelmatig op sociale netwerken begeeft. Ander (niet echt verrassend) resultaat: hoe jonger de internetter, hoe actiever op sociale media.

Meer resultaten uit het onderzoek:

Hoopgevende resultaten, als je het mij vraagt. Genoeg reden voor ons om sociale media op te nemen in ons communicatieplan. Maar hoe zorg je er nu voor je plan zo uitwerkt dat je buzz rondom je evenement creëert? Jason Baer – ik noemde hem al even in de eerste alinea – stelde in zijn presentatie op het Social Media for Business Event dat er zeven manieren zijn om sociale media voor een evenement te gebruiken. Ik ben zo vrij geweest zijn zeven manieren te lenen en om te bouwen tot mijn vijf aandachtspunten.

1. Betrek je publiek
Zorg ervoor dat (potentiële) bezoekers aan het evenement zichzelf via de sociale media kunnen laten horen. Betrek ze in het voorbereidende traject. Stel hen vragen en luister naar hun antwoorden. Of laat hen vragen stellen en geef hun antwoorden. Poneer een stelling en laat bezoekers via Tweetpoll of PollDaddy stemmen.

Wij hebben ervoor gekozen een netwerk op Ning.com te starten (nu nog gratis, binnenkort betaald). Op deze netwerksite kunnen geïnteresseerden een account aanmaken, waarna zij op artikelen kunnen reageren en in contact kunnen komen met andere bezoekers. Daarnaast hebben we op twitter een account opgezet en op Linkedin een groep aangemaakt.

Het zou mijn ideaalbeeld zijn de geïnteresseerden mee te laten denken over de invulling van het programma. Dat is bij deze editie van CompetentCity niet meer mogelijk: het programma staat al vast. Daarbij moet wel gezegd worden dat er bij die totstandkoming van het programma gekeken is naar de feedback die bezoekers vorig jaar gaven. Geen grappen meer met René van der Gijp, maar inhoud met Ben Tiggelaar en bijvoorbeeld Jelle Jolles.

2. Laat de verschillende sociale media elkaar versterken
Een evenement kan niet zonder officiële website. Een plek waarop je je nieuwtjes en algemene informatie met je publiek deelt. Maar een officiële website alleen is niet genoeg. Je kunt namelijk ook (gratis!) gebruik maken van websites waar je gratis je evenement kunt promoten: potentiele bezoekers zijn namelijk overal te vinden! Denk aan Facebook Events en Linkedin Events.

Een andere tip: laat op je verschillende netwerken zien waar je nog meer te vinden bent. Op LinkedIn moet je verwijzen naar je twitteraccount en netwerk, en andersom. Betrokkenen moeten niet om je heen kunnen!

Vergeet ook de offline media niet. Helaas, beste online marketeers: nog niet iedereen is (veel) op internet te vinden. Maar misschien duiken zij wel achter hun computer als je hen geïnspireerd hebt met een berichtje in de krant of de papieren nieuwsbrief.

3. Tease, tease, tease!
Hoe dichterbij het evenement komt, hoe meer je je publiek moet lokken. Baer geeft enkele voorbeelden van teasers. Een Twitterwedstrijd (waarbij mensen die een bericht retweeten kans maken gratis naar binnen te mogen). Korte filmpjes waarin sprekers kort vertellen wat ze gaan doen. Of een twitterlijst van alle geïnteresseerden (die je moet updaten zodra weer iemand lid is geworden van je netwerk). En ja, dat kost tijd. Maar het levert je ook een hoop op.

4. Zorg dat er leven op je netwerken is
We hebben een twitteraccount, een Linkedingroep en het centrale Ningnetwerk. Wat nu? Nu moeten mensen lid worden van ons netwerk en ons op twitter gaan volgen. We willen dat geïnteresseerden aan hun netwerk laten weten dat ze op 4 oktober naar CompetentCity gaan. Maar hoe doe je dat? Allereerst moet je ervoor zorgen dat bezoekers er iets aan hebben lid te worden van jouw netwerk. Ze moeten er relevante informatie kunnen vinden en kunnen reageren op blogs. Zorg er dus voor dat je netwerk al met content gevuld is, voordat je je netwerk wijd verspreidt.

Gedaan? Dan is het tijd om mensen naar je netwerk of twitteraccount te trekken. Nodig hen uit via de uitnodigingsoptie op je Ning, volg hen via twitter en post een bericht op LinkedIn. Iedereen moet weten dat je evenement actief is op internet.

Maak een hashtag voor je evenement aan (bijvoorbeeld #compcit); mensen kunnen zo heel gemakkelijk alle berichten over je evenement op twitter volgen. Twubs zorgt er bijvoorbeeld voor dat alle berichten met dezelfde hashtags onder elkaar worden gezet. Een ideale manier om tweets te bundelen.

5. Open up
Sociale media gebruik je niet alleen voor en na het evenement, maar vooral ook tijdens het evenement. Waar journalisten en fotografen vroeger het alleenrecht hadden om hun verhalen te publiceren, kan tegenwoordig iedereen zijn verhaal online zetten. En waarom niet op het netwerk van het evenement zelf? Oke,het is misschien niet zo goed geschreven als je zou willen. En foto’s die je met je telefoon maakt, zijn niet fantastisch. Maar je betrekt het publiek erbij én komt er ook nog eens direct achter wat hun mening is. Dus open up en deel prijsjes uit voor de mooiste foto of het beste verslag.

Je zou er verder voor kunnen kiezen tweets achter de spreker op de muur te projecteren. Baer is hier – net als ik overigens – geen fan van. Het zorgt alleen maar voor afleiding. Wel kun je bijvoorbeeld halverwege de tweets projecteren, zodat de spreker toch interactie met de zaal heeft. Of je zet de twittermuur niet in tijdens lezingen, maar gebruikt hem alleen op een centrale plaats.

Of wat dacht je van Ustream? Hiermee kun je gratis en gemakkelijk je evenement streamen. Of Twaud.io, waarmee je gratis opnames kunt maken en direct naar je twitteraccount kunt uploaden. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Mensen die dit jaar niet bij waren, moeten daar achteraf van balen en zeker weten dat ze er volgend jaar wel bij zijn. Zorg er dus voor dat je alle presentaties online zet (bijvoorbeeld op slideshare), dat je alle relevante tweets in een PDF bundelt (met behulp van Backupify) en een grote evaluatiepost schrijft waar je terugkijkt op het evenement.

Vragen?
Opmerkingen? Toevoegingen? Nuances? Ervaringen? Laat het me weten. Ik ben benieuwd!

Meer weten?
Kijk dan naar de presentatie van Jay Baer op het SMAZ Event: